Jak założyć działalność gospodarczą w 2025 roku - kompletny przewodnik

Zgodnie z art. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 r., działalność gospodarcza to zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły¹.

Kluczowe elementy tej definicji to:
- Zorganizowany charakter - działalność musi być prowadzona systematycznie, z planem i wykorzystaniem określonych zasobów (nie można robić tego "od czasu do czasu")
- Cel zarobkowy - działalność musi być nastawiona na osiągnięcie zysku (nie może to być hobby czy działalność charytatywna)
- Wykonywanie we własnym imieniu - przedsiębiorca działa na własny rachunek i ponosi ryzyko gospodarcze (to ty odpowiadasz za zyski i straty, nie pracodawca)
- Ciągłość - działalność nie może mieć charakteru jednorazowego lub sporadycznego (nie można sprzedać raz samochodu i nazywać to działalnością gospodarczą)

Przykłady działalności gospodarczej: fryzjerstwo, handel internetowy, usługi księgowe, transport, catering, projektowanie stron internetowych.

To nie jest działalność gospodarcza: jednorazowa sprzedaż własnego samochodu, okazjonalne korepetycje, sprzedaż rzeczy używanych z domu.

Ile kosztuje założenie działalności gospodarczej w 2025 roku?

Podstawowa rejestracja w CEIDG jest całkowicie bezpłatna. Nie płacisz żadnych opłat urzędowych za założenie jednoosobowej działalności gospodarczej.

Dodatkowe koszty (opcjonalne):

• Podpis kwalifikowany: 100-200 zł rocznie (nieobowiązkowy - wystarczy Profil Zaufany za darmo)
• Program do fakturowania: 0-200 zł miesięcznie (abcFaktury oferuje darmowe konto na start)
• Biuro rachunkowe: 200-800 zł miesięcznie (opcjonalne - możesz prowadzić księgowość sam)
• Rachunek bankowy firmowy: 0-50 zł miesięcznie (większość banków oferuje darmowe prowadzenie na start)

Podsumowanie: Możesz założyć firmę za 0 zł i prowadzić ją przez pierwsze miesiące praktycznie za darmo.

Co potrzeba do założenia firmy jednoosobowej?

Wymagane dokumenty i dane:

1. Dowód osobisty - do weryfikacji tożsamości
2. Numer PESEL - automatycznie przypisany do Twojego konta
3. Adres zamieszkania - z dowodu osobistego
4. Adres prowadzenia działalności - może być taki sam jak zamieszkania
5. Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany - do podpisania wniosku elektronicznie

Decyzje do podjęcia przed rejestracją:

• Nazwa firmy (musi zawierać imię i nazwisko)
• Kody PKD (rodzaj działalności)
• Forma opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt)
• Rejestracja VAT (tak/nie)
• Sposób prowadzenia księgowości

To wszystko! Nie potrzebujesz kapitału założycielskiego, siedziby firmy ani żadnych specjalnych pozwoleń (chyba że prowadzisz działalność regulowaną).

Ile trzeba zarabiać, żeby założyć działalność gospodarczą?

Nie ma żadnego minimalnego progu dochodów wymaganego do założenia działalności gospodarczej. Możesz założyć firmę nawet jeśli nie masz jeszcze żadnych klientów ani gwarancji zarobków.

Praktyczne minimum do utrzymania firmy:

• Składki ZUS: 0 zł przez pierwsze 6 miesięcy (ulga na start), potem około 700 zł miesięcznie (mały ZUS)
• Koszty prowadzenia: 50-300 zł miesięcznie (program księgowy, rachunek bankowy)
• Podatek: płacisz tylko gdy masz dochód

Realistyczne minimum: Żeby firma się "opłacała", powinieneś zarabiać co najmniej 2000-3000 zł miesięcznie po odliczeniu kosztów. Wtedy pokryjesz składki ZUS i zostanie Ci coś na życie.

Od jakiego dochodu trzeba otworzyć działalność?

Nie ma prawnego obowiązku otwierania działalności przy określonym dochodzie. Jednak warto rozważyć rejestrację gdy:
- Zarabiasz więcej niż 3000 zł miesięcznie z "dorywczych" usług
- Masz stałych klientów, którzy potrzebują faktur
- Plansujesz systematyczną działalność zarobkową

Uwaga: Jeśli zarabiasz systematycznie bez rejestracji działalności, urząd skarbowy może uznać to za ukrywanie dochodów.

Działalność gospodarczą może prowadzić:
- Osoba fizyczna pełnoletnia (ukończenie 18 lat)
- Osoba małoletnia - za zgodą rodziców lub opiekuna prawnego, wyrażoną przed sądem opiekuńczym (nastolatek może założyć firmę, ale potrzebuje zgody sądu)
- Cudzoziemcy - zgodnie z przepisami o zasadach pobytu cudzoziemców w Polsce (obywatele UE mogą bez ograniczeń, pozostali według określonych zasad)

Ograniczenia w prowadzeniu działalności

Określone osoby nie mogą prowadzić działalności gospodarczej lub mają ograniczone uprawnienia:
- Sędziowie, prokuratorzy (konflikt interesów z wykonywaniem zawodu)
- Funkcjonariusze służb mundurowych (policja, straż pożarna, wojsko)
- Członkowie korpusu służby cywilnej z wyjątkami (urzędnicy państwowi)
- Osoby objęte zakazem prowadzenia działalności gospodarczej (kara sądowa za przestępstwa gospodarcze)

Procedura rejestracji działalności gospodarczej

Rejestracja w CEIDG

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to elektroniczny rejestr prowadzony przez państwo, w którym zapisuje się wszystkie dane o firmach jednoosobowych². Można to porównać do "książki telefonicznej" wszystkich firm w Polsce.

Sposoby złożenia wniosku CEIDG-1

1. Online przez biznes.gov.pl - najszybszy sposób, dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Załóż firmę online: biznes.gov.pl/rejestracja
2. Przez bank - wybrane banki (PKO BP, Pekao, mBank, ING) przyjmują wnioski w imieniu klientów i załatwiają wszystko za Ciebie
3. W urzędzie gminy - tradycyjna forma, musisz przyjść osobiście z dokumentami
4. Pocztą - wydrukowanie, wypełnienie i przesłanie formularza listem poleconym

Wymagane dane we wniosku

• Dane osobowe - imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania (podstawowe dane z dowodu osobistego)
• Nazwa firmy - musi zawierać Twoje imię i nazwisko, np. "Jan Kowalski - Usługi Transportowe"
• Adres prowadzenia działalności - może być tożsamy z adresem zamieszkania (możesz prowadzić firmę z domu)
• Kod PKD - to liczby określające rodzaj działalności według urzędowej klasyfikacji (np. 56.10.A to restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne). Pełną listę kodów znajdziesz na: biznes.gov.pl/kody-pkd lub stat.gov.pl
• Data rozpoczęcia działalności - nie może być wcześniejsza niż data złożenia wniosku (nie można "cofnąć" daty rozpoczęcia)

Wybór formy opodatkowania

Skala podatkowa (podatek progresywny)

• Stawki: 12% do 120 000 zł dochodu rocznie, 32% powyżej tej kwoty
• Możliwość odliczania kosztów - możesz odjąć od przychodu wszystkie uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem firmy
• Ulga dla klasy średniej - dodatkowa ulga dla dochodów między 68 412 a 133 692 zł rocznie

Kiedy wybrać: gdy masz duże koszty prowadzenia działalności (zakup materiałów, paliwo, wynajem biura).

Kalkulator podatku: podatki.gov.pl/kalkulator

Podatek liniowy (stała stawka)

• Stała stawka: 19% od dochodu (bez względu na wysokość)
• Możliwość odliczania kosztów - tak samo jak w skali podatkowej
• Brak progresji podatkowej - zawsze płacisz 19%, niezależnie od tego ile zarabiasz

Kiedy wybrać: gdy przewidujesz wysokie dochody (powyżej 120 000 zł rocznie) i masz duże koszty.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

• Różne stawki w zależności od rodzaju działalności:
  
  • 2% - działalność usługowa (np. programowanie, konsulting)
  • 3% - wolne zawody (np. lekarz, prawnik, architekt)
  • 5,5% - większość usług (np. fryzjerstwo, naprawa sprzętu)
  • 8,5% - handel i gastronomia do 150 000 zł
  • 12,5% - pozostała działalność handlowa
  • 15% - działalność wytwórcza, budowlana
  • 17% - świadczenie niektórych usług
• Brak możliwości odliczania kosztów - płacisz podatek od całego przychodu, nie możesz odliczyć wydatków
• Uproszczona ewidencja - wystarczy prowadzić prostą książkę przychodów

Kiedy wybrać: gdy masz małe koszty prowadzenia działalności i nie przekraczasz limitów dla poszczególnych stawek.

Sprawdź stawki ryczałtu dla swojej działalności: [https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00263)

Rejestracja jako płatnik VAT

Obowiązkowa rejestracja VAT

Rejestracja jest obowiązkowa gdy:
- Przewidywane przychody przekroczą 200 000 zł w ciągu roku (około 16 700 zł miesięcznie)
- Wykonywane są dostawy wewnątrzwspólnotowe (sprzedajesz towary do innych krajów UE)
- Prowadzona jest działalność zwolniona z VAT, ale z prawem do odliczenia (np. opieka medyczna, ale kupujesz sprzęt medyczny z VAT)

Dobrowolna rejestracja VAT

Przedsiębiorca może zarejestrować się dobrowolnie, co umożliwia:
- Odliczanie VAT od zakupów - jeśli kupujesz materiały za 1230 zł (w tym 230 zł VAT), możesz odliczyć te 230 zł
- Wystawianie faktur VAT - możesz współpracować z firmami, które potrzebują faktur z VAT
- Zwiększenie wiarygodności - w relacjach z innymi firmami (B2B - business to business)

Uwaga: Jako płatnik VAT musisz składać deklaracje VAT co miesiąc i płacić różnicę między VAT należnym (od sprzedaży) a naliczonym (od zakupów).

Zarejestruj się jako płatnik VAT: podatki.gov.pl/vat-r

Ile wynosi ZUS na start działalności w 2025 roku?

Ulga na start (pierwsze 6 miesięcy)

0 zł miesięcznie - całkowite zwolnienie ze składek ZUS przez pierwsze pół roku działalności.

Warunki: - Nie prowadziłeś działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy
- Nie byłeś wspólnikiem spółki cywilnej w ciągu ostatnich 60 miesięcy

Mały ZUS (7-30 miesiąc działalności)

Około 700 zł miesięcznie - znacznie obniżone składki przez kolejne 24 miesiące.

Składki w ramach małego ZUS (2025 r.):
- Składka emerytalna: około 264 zł
- Składka rentowa: około 108 zł
- Składka wypadkowa: około 23 zł
- Fundusz Pracy: około 33 zł
- Składka zdrowotna: około 270 zł (zależy od dochodu)

Warunki:
- Przychody w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczyły 120 000 zł
- Nie prowadzisz działalności w formie spółki

Kiedy pierwszy ZUS po założeniu firmy?

Pierwszy ZUS płacisz za miesiąc, w którym rozpocząłeś działalność. Termin płatności to 15. dzień następnego miesiąca.

Przykład: Jeśli założysz firmę 10 marca, pierwszy ZUS (za marzec) płacisz do 15 kwietnia. Jeśli masz ulgę na start - płacisz 0 zł.

Jaki ZUS po ZUS na start?

Po zakończeniu ulgi na start (po 6 miesiącach) automatycznie przechodzisz na mały ZUS (około 700 zł miesięcznie) na kolejne 24 miesiące.

Po zakończeniu małego ZUS (po 30 miesiącach od rozpoczęcia działalności) płacisz standardowe składki ZUS (około 1600-1800 zł miesięcznie).

Preferencyjne składki ZUS

Ulga na start - całkowite zwolnienie z płacenia składek ZUS przez pierwsze 6 miesięcy działalności (dotyczy tylko osób, które wcześniej nie prowadziły działalności gospodarczej).

Mały ZUS - znacznie obniżone składki przez pierwsze 24 miesiące działalności:
- Podstawa wymiaru składek: 30% minimalnego wynagrodzenia (około 1350 zł w 2025 r.)
- Składka około 700 zł miesięcznie zamiast standardowych około 1600 zł
- Warunek: przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 120 000 zł

Standardowe składki ZUS (po okresie preferencyjnym)

• Składka emerytalna: 19,52% od podstawy wymiaru (około 880 zł miesięcznie)
• Składka rentowa: 8% od podstawy wymiaru (około 360 zł miesięcznie)
• Składka chorobowa: 2,45% od podstawy wymiaru (około 110 zł miesięcznie) - dobrowolna, ale daje prawo do zasiłku chorobowego
• Składka wypadkowa: 1,67% od podstawy wymiaru (około 75 zł miesięcznie)
• Składka zdrowotna: 9% od dochodu lub 4,9% przy ryczałcie (około 400-800 zł miesięcznie)
• Fundusz Pracy: 2,45% od podstawy wymiaru (około 110 zł miesięcznie)

Łącznie: około 1600-1800 zł miesięcznie (w zależności od dochodu i wybranej formy opodatkowania).

Kalkulator składek ZUS: zus.pl/kalkulator

Przygotowanie do KSeF - Krajowego Systemu e-Faktur

Obowiązki związane z KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system do wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. Będzie obowiązkowy:

• Od 1 lutego 2026 r. - dla największych firm (obroty powyżej 200 mln zł rocznie)
• Od 1 kwietnia 2026 r. - dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców
• Od 1 stycznia 2027 r. - dla mikroprzedsiębiorców (obroty do 10 tys. zł rocznie)³

Co to oznacza w praktyce: Wszystkie faktury będą musiały być wystawiane elektronicznie przez rządowy system. Nie będzie można już wystawiać faktur w Wordzie czy Excelu.

Więcej informacji o KSeF: ksef.podatki.gov.pl

Wymagania techniczne dla KSeF

Podpisy elektroniczne wymagane w KSeF:

1. Profil Zaufany - bezpłatny podpis elektroniczny wystawiany przez banki, poczty i urzędy. Wystarczy dla większości przedsiębiorców. Można go założyć w banku w kilka minut. Załóż Profil Zaufany: pz.gov.pl

2. Podpis kwalifikowany - płatny podpis elektroniczny (100-200 zł rocznie), który ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Potrzebny do niektórych dokumentów urzędowych. Lista dostawców: nccert.pl

3. Certyfikat KSeF - specjalny, bezpłatny certyfikat wydawany przez system KSeF (dostępny od listopada 2025 r.). Będzie potrzebny do wystawiania faktur w trybie offline (gdy nie ma internetu).

Certyfikaty KSeF - dwa rodzaje:
- Typ 1 (uwierzytelnienie) - do logowania się w systemie KSeF
- Typ 2 (offline) - do wystawiania faktur gdy nie ma dostępu do internetu

Przygotowanie infrastruktury IT

Każdy przedsiębiorca musi przygotować:
- Oprogramowanie zgodne z systemem KSeF (program do fakturowania, który "rozmawia" z rządowym systemem)
- Zabezpieczenie danych zgodnie z RODO (ochrona danych osobowych klientów)
- Procedury backup - regularne kopie zapasowe wszystkich dokumentów elektronicznych
- Szkolenie pracowników - jeśli masz pracowników, muszą umieć obsługiwać nowy system

Wybór narzędzi do prowadzenia działalności

Program do fakturowania

Po założeniu działalności musisz wybrać program do:
- Wystawiania faktur VAT i bez VAT
- Prowadzenia ewidencji sprzedaży (lista wszystkich wystawionych faktur)
- Zarządzania bazą klientów (dane kontaktowe, historia współpracy)
- Generowania raportów (zestawienia sprzedaży, najlepsi klienci)

abcFaktury oferuje kompleksowe rozwiązanie dla nowych przedsiębiorców:
- Darmowe konto z podstawowymi funkcjami - wystarczy na start
- Przygotowanie na KSeF - program będzie gotowy na nowe przepisy
- Intuicyjny interfejs - łatwy start bez konieczności szkoleń
- Rozwój z firmą - gdy firma urośnie, możesz rozszerzyć funkcjonalność

Prowadzenie księgowości

Przedsiębiorca może wybrać jeden z trzech sposobów:

1. Samodzielne prowadzenie - kupujesz program księgowy i prowadzisz księgowość sam. Najtańsze rozwiązanie (50-200 zł miesięcznie), ale wymaga wiedzy.

2. Biuro rachunkowe - zlecasz obsługę księgową zewnętrznej firmie. Koszt 200-800 zł miesięcznie, ale masz pewność że wszystko jest robione prawidłowo. Znajdź biuro rachunkowe: biznes.gov.pl/wyszukiwarka

3. Księgowy na etacie - zatrudniasz własnego księgowego. Opłacalne dopiero przy większych firmach (koszt 4000-8000 zł miesięcznie).

Najczęstsze błędy przy zakładaniu działalności

Błędny wybór kodów PKD

• Wybór zbyt wąskiego kodu głównego - np. wybierasz tylko "naprawa komputerów", a chcesz też sprzedawać sprzęt
• Pominięcie dodatkowych kodów - lepiej wybrać więcej kodów "na zapas" niż później zmieniać
• Nieprawidłowe dopasowanie kodu - kod nie odpowiada temu, co rzeczywiście robisz

Rada: Wybierz jeden kod główny (ten, z którego będziesz mieć największe przychody) i 3-5 dodatkowych kodów na przyszłość. Zmiana kodów PKD: biznes.gov.pl/zmiana

Niewłaściwa forma opodatkowania

• Wybór ryczałtu przy wysokich kosztach - jeśli wydajesz dużo na materiały, lepiej wybrać skalę podatkową
• Rezygnacja z VAT przy współpracy z firmami - firmy często potrzebują faktur VAT
• Brak analizy prognozy dochodów - nie zastanowienie się, ile będziesz zarabiać

Rada: Zrób prostą kalkulację: oszacuj przychody i koszty na pierwszy rok, a następnie przelicz podatek dla różnych form opodatkowania.

Zaniedbanie przygotowań technicznych

• Brak programu do fakturowania - wystawianie faktur w Wordzie to strata czasu
• Nieprzygotowanie na KSeF - system będzie obowiązkowy już za rok
• Brak zabezpieczenia danych - utrata danych może oznaczać koniec firmy

Harmonogram wdrożenia po rejestracji

Pierwsze 30 dni po rejestracji

1. Otwórz rachunek bankowy firmowy - oddziel finanse prywatne od firmowych
2. Wybierz i wdróż program do fakturowania - przetestuj abcFaktury lub inny program
3. Przygotuj podstawowe dokumenty - regulamin świadczenia usług, polityka prywatności (jeśli potrzebna)
4. Załóż Profil Zaufany - będzie potrzebny do kontaktów z urzędami
5. Sprawdź status rejestracji: ceidg.gov.pl

Pierwsze 3 miesiące

1. Nawiąż współpracę z biurem rachunkowym (jeśli wybrałeś tę opcję) - znajdź sprawdzone biuro w okolicy
2. Przygotuj procedury wewnętrzne - jak wystawiać faktury, jak archiwizować dokumenty
3. Rozpocznij przygotowania do KSeF - sprawdź czy Twój program będzie gotowy na nowe przepisy

Do końca pierwszego roku

1. Przeanalizuj wyniki finansowe - czy forma opodatkowania była dobra?
2. Rozważ zmianę formy opodatkowania na kolejny rok (można do końca stycznia)
3. Wdróż pełny system zarządzania dokumentami - elektroniczne archiwum, kopie zapasowe

---

Założenie działalności gospodarczej w 2025 roku wymaga przemyślanego podejścia i przygotowania na nadchodzące zmiany technologiczne. Najważniejsze to nie tylko przeprowadzić formalną rejestrację, ale także wybrać odpowiednie narzędzia i przygotować się na obowiązkowe e-fakturowanie w systemie KSeF.

FAQ - Najczęstsze pytania

---

Przypisy