Uprawnienia w KSeF to cyfrowe pozwolenia określające, kto może wystawiać faktury, odbierać dokumenty i zarządzać dostępem w Krajowym Systemie e-Faktur. System rozróżnia trzy główne typy uprawnień: do nadawania dalszych uprawnień, do wystawiania faktur oraz do dostępu do faktur. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą otrzymują uprawnienia automatycznie. Spółki bez pieczęci elektronicznej muszą złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, wskazując osobę uprawnioną do zarządzania systemem [1].
Sposób uzyskania dostępu zależy od formy prawnej Twojej działalności. Jednoosobowe firmy mają prostszą ścieżkę niż spółki.
| Forma prawna | Sposób uzyskania dostępu |
|---|---|
| JDG (jednoosobowa działalność) | Automatyczny. Logujesz się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Nie składasz żadnych dokumentów. |
| Spółka z pieczęcią elektroniczną | Automatyczny. Pieczęć kwalifikowana z NIP-em nadaje uprawnienia właścicielskie bez zgłaszania w urzędzie. |
| Spółka bez pieczęci elektronicznej | Wymagany formularz ZAW-FA. Wskazujesz w nim osobę fizyczną, która będzie zarządzać uprawnieniami w KSeF. |
Od 1 listopada 2025 roku nowe uprawnienia nadajesz przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Uprawnienia nadane wcześniej przez ZAW-FA w KSeF 1.0 pozostają ważne w KSeF 2.0 [2].
Formularz ZAW-FA to zawiadomienie składane do urzędu skarbowego. Służy do wskazania pierwszej osoby uprawnionej do zarządzania KSeF w imieniu podmiotu, który nie jest osobą fizyczną i nie posiada pieczęci elektronicznej.
Kiedy musisz złożyć ZAW-FA: - Prowadzisz spółkę z o.o., spółkę jawną lub inną formę prawną bez pieczęci kwalifikowanej - Twój podpis kwalifikowany nie zawiera NIP-u ani PESEL-u (np. zagraniczny podpis) - Zmieniasz osobę uprawnioną do zarządzania KSeF
Kiedy NIE potrzebujesz ZAW-FA: - Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą - Twoja firma ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP-em
Formularz możesz złożyć papierowo w urzędzie skarbowym lub elektronicznie przez ePUAP. Po zatwierdzeniu przez urząd osoba wskazana w ZAW-FA może nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie, bez kolejnych wizyt w urzędzie [1].
Szukasz programu, który uprości zarządzanie fakturami i uprawnieniami w KSeF? Sprawdź abcFaktury za darmo. Obsługujemy pełną integrację z KSeF 2.0.
System KSeF rozróżnia trzy kategorie uprawnień. Możesz nadać je osobom fizycznym (pracownikom) lub podmiotom (np. biuru rachunkowemu).
1. Uprawnienia do zarządzania (nadawania dalszych uprawnień)
Pozwalają tworzyć, modyfikować i odbierać dostępy innym użytkownikom. To uprawnienia administratora systemu.
2. Uprawnienia do wystawiania faktur
Umożliwiają tworzenie i wysyłanie faktur ustrukturyzowanych w imieniu firmy.
3. Uprawnienia do dostępu do faktur
Pozwalają przeglądać i pobierać faktury sprzedażowe oraz zakupowe.
Nie musisz nadawać wszystkich uprawnień jednocześnie. Możesz ograniczyć dostęp pracownika tylko do wystawiania faktur, bez możliwości przeglądania dokumentów zakupowych [1].
Współpraca z biurem rachunkowym w KSeF wymaga nadania odpowiednich uprawnień. Masz dwie opcje.
Opcja 1: Uprawnienia dla biura jako podmiotu (NIP biura)
Nadajesz uprawnienia całemu biuru rachunkowemu, wskazując jego NIP. Pracownicy biura automatycznie uzyskują prawo do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu. Nie musisz nadawać dostępu każdemu księgowemu z osobna.
Ograniczenie: biuro nie może dalej delegować uprawnień swoim pracownikom. To rozwiązanie sprawdza się w małych biurach [3].
Opcja 2: Uprawnienia dla właściciela biura (PESEL). Nadajesz uprawnienia właścicielowi biura jako osobie fizycznej z prawem do dalszego delegowania. Właściciel biura sam zarządza dostępem swoich pracowników do Twoich faktur.
Zaleta: nie musisz angażować się przy zmianach kadrowych w biurze. Minimalnie zwiększa to poziom zaufania do kontrahenta [3].
Zmiana księgowego? Z abcFaktury nadasz nowe uprawnienia w kilka kliknięć, bez wizyty w KSeF. Wypróbuj bezpłatnie.
Nie. System uprawnień w KSeF jest całkowicie niezależny od pełnomocnictw podatkowych typu UPL-1. Nie składasz żadnych dodatkowych dokumentów w urzędzie skarbowym poza ZAW-FA (jeśli dotyczy Twojej sytuacji).
Biuro rachunkowe, które ma nadane uprawnienia w KSeF, może wystawiać i odbierać faktury w Twoim imieniu bez UPL-1 [1].
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne aplikacje do obsługi KSeF:
Narzędzia te pozwalają nadawać uprawnienia, generować tokeny autoryzacyjne, wystawiać faktury i przeglądać dokumenty. Są w pełni funkcjonalne, ale ręczna obsługa może być czasochłonna przy dużej liczbie faktur.
Programy komercyjne automatyzują wysyłkę, odbiór i zarządzanie uprawnieniami. Dobry program do faktur pozwala nadać uprawnienia bez logowania się do platformy KSeF.
abcFaktury integruje się z KSeF 2.0. Wystawiasz faktury, nadajesz uprawnienia i pobierasz dokumenty z jednego miejsca. Zacznij za darmo.
1. Co zrobić, gdy osoba wskazana w ZAW-FA odejdzie z firmy? Złóż nowe zawiadomienie ZAW-FA, wskazując inną osobę. Po przetworzeniu przez urząd nowa osoba przejmie zarządzanie uprawnieniami w KSeF.
2. Jak szybko działają uprawnienia nadane elektronicznie? Uprawnienia nadane w Aplikacji Podatnika KSeF lub przez program komercyjny działają natychmiast. Papierowy ZAW-FA wymaga czasu na weryfikację przez urząd skarbowy.
3. Czy muszę ponownie nadać uprawnienia w KSeF 2.0? Uprawnienia nadane przez ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 roku pozostają ważne. Uprawnienia nadane elektronicznie innym osobom wymagają ponownego nadania w module MCU [2].
4. Czy biuro rachunkowe może anulować moją fakturę w KSeF? Nie. Żadna osoba ani podmiot nie może anulować faktury w KSeF. Błędne dokumenty poprawiasz przez fakturę korygującą.
[1] Ministerstwo Finansów. Uprawnienia KSeF. Krajowy System e-Faktur. https://ksef.podatki.gov.pl/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/ (dostęp: grudzień 2025)
[2] Ministerstwo Finansów. Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Komunikat z 1 listopada 2025 r. https://mcu.mf.gov.pl/
[3] Ministerstwo Finansów. Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (dostęp: grudzień 2025)
abcFaktures is a independent tool created on the basis of many years of knowledge related to the design and development of innovative technologies for enterprises.
Have a question about the functionality of abcInvoice? Take a look at our FAQ section, where you are likely to find the answer. However, if you need additional information, remember that we are always at your service. Contact us easily and quickly via contact form.
Jeśli tak, prawdopodobnie spodoba Ci się nasze oprogramowanie do wystawiania faktur online.
Wypróbuj za darmo!
Choosing a name for your new company is not only a creative challenge, but also a strategic decision. For many aspects of branding depend on the name. A good name is easily remembered, attracts customers, looks good in an advertising slogan and helps build a strong search engine presence. In this extended guide, we'll show you how to choose a company name that is creative and SEO-friendly.
Przychód to całkowita kwota wpływów z działalności, a dochód to kwota pozostająca po odliczeniu wszystkich kosztów. Ta różnica decyduje o rzeczywistej kondycji finansowej Twojej firmy.
187 konkursów o wartości 3,6 mld zł dostępnych w sierpniu 2025. Pożyczki za 1% rocznie, 40 mln dla startupów, 20 mln na projekty europejskie.
Do you need more? Or maybe less? Change your package at any time! Pay for the features you use!
