Nowa struktura logiczna FA(3) w KSeF 2.0 – czy to rzeczywiście rewolucja w e-fakturowaniu

Szczerze mówiąc, kiedy po raz pierwszy usłyszałem o FA(3), pomyślałem sobie: "No i co, kolejna zmiana dla zmiany". Ale po przeanalizowaniu dokumentów MF... Cóż, może jednak nie jest tak źle. Wyobraź sobie, że wreszcie możesz napisać na fakturze "14 dni od otrzymania" zamiast zgadywać konkretną datę. Albo dołączyć załącznik bez kombinowania z mailami. Od 1 lutego 2026 roku to wszystko stanie się możliwe.

Ministerstwo Finansów – trzeba im przyznać – tym razem naprawdę posłuchało przedsiębiorców. 25 czerwca 2025 roku opublikowali finalną wersję struktury logicznej FA(3). I nie, to nie jest kolejna biurokratyczna fanaberia. To odpowiedź na konkretne problemy, które zgłaszaliśmy od miesięcy.

Dlaczego w ogóle wprowadzono FA(3)? Bo FA(2) miało swoje bolączki

Obecna struktura FA(2)... no cóż, działała. Ale jak stary samochód – jeździł, ale czasem człowiek miał ochotę go kopnąć. Przedsiębiorcy narzekali na kilka rzeczy:

Terminy płatności były jak kamień w bucie. Mogłeś podać tylko konkretną datę. A kto z nas nie miał sytuacji, gdy trzeba było napisać "14 dni od otrzymania faktury"? W FA(2) – zapomnij. Tylko sztywna data.

Zagraniczne numery kont to była gehenna. Za krótkie pola, brak znaków specjalnych. Jakby ktoś projektował system myśląc tylko o polskich kontach PKO. A świat jest większy, prawda?

Załączniki? Jakie załączniki? Firmy konsultingowe czy IT-owcy musieli kombinować z mailami. "Proszę o fakturę + osobno specyfikacja". Koszmar organizacyjny.

Struktura FA(3) powstała po miesiącach konsultacji. I tym razem – co rzadkość w polskiej administracji – rzeczywiście wzięto pod uwagę głos przedsiębiorców. Może to oszczędzi nam nerwów i pieniędzy? Zobaczymy.

Co się zmienia? Przegląd najważniejszych nowości

Terminy płatności – wreszcie jak należy

Największa zmiana? Trzy nowe pola do określania terminów: - Ilość jednostek czasu (np. 14)
- Rodzaj jednostek (dni, tygodnie, miesiące) - Zdarzenie startowe (wystawienie, otrzymanie)

Brzmi technicznie, ale w praktyce to oznacza koniec z kalkulatorem w ręku. Zamiast "2026-03-15" piszesz "14 dni od otrzymania". Proste jak drut.

Choć... zastanawiam się, czy nie będzie problemów z interpretacją. Co to znaczy "otrzymanie faktury"? Kiedy dotrze mailem? Kiedy ktoś ją otworzy? Diabeł tkwi w szczegółach, jak to mówią.

Załączniki – długo wyczekiwana nowość

Po raz pierwszy w historii KSeF będziesz mógł dołączyć załączniki. To przełom dla firm, które muszą przesyłać specyfikacje, raporty, dokumentację.

Ale uwaga! (I tu jest haczyk) – załączniki działają tylko przez API. Darmowe narzędzia MF? Zapomnij. Potrzebujesz komercyjnego programu z obsługą API. Czyli jednak trzeba będzie sięgnąć do kieszeni.

Trochę to przypomina sytuację: "Mamy dla Ciebie prezent, ale musisz zapłacić za opakowanie". Ale może lepsze to niż nic?

Międzynarodowe rachunki – koniec z obcinaniem numerów

Nowa struktura rozszerza pole na numer rachunku. Teraz zmieści się nawet najdłuższy IBAN z Lichtensteinu (tak, sprawdzałem – mają 21 znaków). Plus znaki specjalne.

Dla firm współpracujących z zagranicą to spora ulga. Dotychczas trzeba było kombinować, skracać, modyfikować. Teraz – po prostu wklejasz i działa.

Płatności częściowe – więcej opcji

FA(3) pozwala określić formę płatności dla każdej raty osobno. Plus nowy znacznik dla sytuacji, gdy faktura została zapłacona w kilku częściach, ale już w całości.

Szczerze? To brzmi jak rozwiązanie problemu, o którym większość z nas nawet nie wiedziała, że istnieje. Ale księgowi pewnie będą zadowoleni.

Dobra wiadomość dla użytkowników abcFaktury.pl!

Nie musisz się martwić o przygotowania do FA(3). Nasz system jest już w pełni gotowy na nową strukturę logiczną i KSeF 2.0. Elastyczne terminy płatności, obsługa załączników przez API, międzynarodowe numery kont – wszystko działa bez problemów. Możesz spokojnie skupić się na prowadzeniu biznesu, a my zadbamy o technikalia.

Dla programistów – co trzeba wiedzieć (i czego się bać)

Jeśli jesteś programistą albo współpracujesz z dostawcą systemu, przygotuj się na zmiany. I to niemałe.

Nowa przestrzeń nazw XML

FA(3) używa nowego namespace: http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/. Wszystkie systemy muszą zostać przeprogramowane. To nie jest "mała poprawka" – to gruntowna przebudowa.

API dla załączników

Załączniki wymagają implementacji nowych endpointów. Przesyłanie, pobieranie, zarządzanie metadanymi. Brzmi prosto, ale diabeł tkwi w szczegółach. A dokumentacja API... cóż, zobaczymy, czy będzie lepsza niż zwykle.

Walidacja – bardziej rygorystyczna

Nowe reguły walidacji są precyzyjniejsze. Szczególnie przy korektach – nie można już poprawić błędnego NIP-u nabywcy. Trzeba wystawić korektę do zera i nową fakturę. Logiczne, ale może zaskoczyć.

Harmonogram – kiedy co i jak

Kluczowe daty (zaznacz w kalendarzu!)

• 25 czerwca 2025 – Publikacja finalnej struktury
• 1 lutego 2026 – Obowiązkowe wdrożenie FA(3)
• Do stycznia 2026 – Czas na przygotowania

Co robić już teraz? Plan działania

Po pierwsze – zadzwoń do dostawcy systemu. Zapytaj wprost: "Czy będziecie obsługiwać FA(3)? Kiedy? Ile to kosztuje?". Nie daj się zbywać ogólnikami.

Po drugie – zaplanuj aktualizację. Większość systemów będzie wymagała upgrade'u. Niektóre może nawet migracji. To nie jest coś, co załatwisz w weekend.

Po trzecie – jeśli planujesz używać załączników, sprawdź opcje API. Może okaże się, że Twój obecny system tego nie obsługuje.

Po czwarte – przeszkolenie zespołu. Nowe funkcje to nowe procedury. A ludzie nie lubią zmian, więc lepiej ich przygotować.

Korzyści – czy warto się cieszyć?

Oszczędność czasu (może)

Elastyczne terminy płatności to koniec z kalkulowaniem dat. System sam obliczy. Brzmi dobrze, ale... czy rzeczywiście będzie działać bezproblemowo? Czas pokaże.

Lepsza obsługa zagranicy

Rozszerzone pola na numery kont to duża ulga dla firm z międzynarodowymi kontraktami. Koniec z obcinaniem IBAN-ów i kombinowaniem.

Kompleksowa dokumentacja

Załączniki w jednym miejscu z fakturą. Dla firm IT, konsultingowych czy budowlanych to może być game-changer. Ale pamiętaj o kosztach API.

FAQ – pytania, które pewnie masz

[faq-card]

Czy muszę zmienić system księgowy?

Prawdopodobnie tak. Większość dostawców będzie musiała wprowadzić aktualizacje. Niektóre systemy może nawet nie będą kompatybilne. Sprawdź to już teraz, nie czekaj do stycznia.

Czy mogę zostać przy FA(2)?

Nie. Od 1 lutego 2026 roku FA(2) idzie do lamusa. Wszystkie nowe faktury muszą być w formacie FA(3). Bez wyjątków.

Ile kosztują załączniki?

Sama funkcja w KSeF jest darmowa. Ale potrzebujesz programu z API, a to już kosztuje. Ile? Zależy od dostawcy. Niektórzy mogą to wliczyć w standardową licencję, inni będą chcieli dopłaty.

Czy mogę testować FA(3)?

Tak, środowisko testowe jest dostępne. Polecam sprawdzić już teraz, szczególnie jeśli masz skomplikowane procesy fakturowania.

Co z moimi starymi fakturami?

Faktury w FA(2) zostają w systemie. Zmiana dotyczy tylko nowych dokumentów od lutego 2026.

[/faq-card]

Podsumowanie – czy to dobra zmiana?

FA(3) to największa rewolucja w polskim e-fakturowaniu od wprowadzenia KSeF. Elastyczne terminy, załączniki, lepsze wsparcie dla zagranicy – to wszystko brzmi obiecująco.

Ale... (bo zawsze jest jakieś "ale") – sukces zależy od implementacji. Czy systemy będą działać płynnie? Czy dostawcy oprogramowania nie narobią bałaganu? Czy MF nie wprowadzi w ostatniej chwili jakichś "drobnych" zmian?

Jedno jest pewne – przygotowanie to klucz. Nie czekaj do ostatniej chwili. Sprawdź opcje, zaplanuj aktualizację, przeszkolenie zespół. Bo jak mówi stare przysłowie: "Lepiej dmuchać na zimne".

Gotowy na FA(3) bez stresu? Wypróbuj abcFaktury.pl za darmo przez 30 dni!

Nie ryzykuj problemów z przejściem na nową strukturę. abcFaktury.pl jest już w pełni przygotowane na FA(3) i KSeF 2.0. Elastyczne terminy płatności, załączniki, międzynarodowe numery kont – wszystko działa od ręki.

Rozpocznij darmowy 30-dniowy test już dziś i przekonaj się, jak proste może być e-fakturowanie. Bez zobowiązań, bez ukrytych kosztów. Po prostu wejdź na abcFaktury.pl i załóż konto. Twoja firma zasługuje na system, który nie sprawia problemów.

Artykuł powstał na podstawie oficjalnych dokumentów MF i analizy struktury FA(3) z 25 czerwca 2025. Ale pamiętaj – w polskiej administracji wszystko może się zmienić. Śledź aktualizacje.