Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych, z której korzystanie stanie się obowiązkowe już 2026 roku. KSeF w abcFaktury Online włączysz w kilka minut. abcFaktury Online automatycznie połączy się z Krajowym Systemem e-Faktur, będzie cyklicznie pobierać Twoje faktury kosztowe i umożliwi Ci wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF. Ta instrukcja krok po kroku pokazuje, jak uruchomić KSeF w abcFaktury Online.
Aby rozpocząć pracę z Krajowym Systemem e-Faktur w abcFaktury Online, najpierw sprawdź, czy masz odpowiednie uprawnienia. Dostęp do zarządzania ustawieniami KSeF w abcFaktury Online ma wyłącznie użytkownik z rolą Administratora. Dzięki temu tylko osoby z pełnymi uprawnieniami mogą włączać moduł KSeF i nadawać role pozostałym użytkownikom systemu.
Wszystkie ustawienia znajdziesz w jednym miejscu: Menu użytkownika (Twoje imię i nazwisko) → Ustawienia → Moduły → Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Wszystkie zmiany w module KSeF możesz wykonać samodzielnie — bez pomocy naszego wsparcia technicznego. System prowadzi Cię krok po kroku, a każda opcja ma opis, który wyjaśnia, co dokładnie robi.
Od 2025 roku Ministerstwo Finansów wdraża nową, ulepszoną wersję Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF 2.0. To właśnie ta wersja będzie obowiązkowa dla największych przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r. i to ona obsługuje nową strukturę e-Faktury FA(3).
Aby włączyć KSeF 2.0:
Schema KSeF (czyli struktura logiczna e-Faktury) to oficjalny wzorzec dokumentu elektronicznego, który określa, jakie dane musi zawierać e-Faktura i w jakim układzie mają być zapisane. Dzięki schemie programy, takie jak abcFaktury Online, wiedzą dokładnie, w jakim formacie przygotować fakturę, aby została poprawnie przyjęta przez Krajowy System e-Faktur. Do obsługi KSeF 2.0 potrzebna jest schema FA(3) – to aktualny, obowiązujący format dokumentów e-Faktur.
Jeśli w przyszłości pojawi się nowsza wersja schemy, abcFaktury automatycznie ją udostępni – nie musisz aktualizować programu ręcznie.
Włączenie KSeF 2.0 nie wpływa na dotychczasowe działanie Twojej aplikacji. System po prostu zyskuje nową funkcję — gotową do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur.
Po uruchomieniu integracji z KSeF w module Krajowy System e-Faktur należy przejść do ustawień KSeF użytkownika. Jeśli podczas włączania KSeF wskazałeś siebie jako użytkownika odpowiedzialnego za wysyłanie faktur do KSeF i odbieranie dokumentów z KSeF, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją. Jeśli wskazałeś innego użytkownika, powinien się zalogować do aplikacji abcFaktury Online i postępować zgodnie z instrukcją:
Uwierzytelnienie w KSeF to nie to samo, co certyfikat KSeF. Uwierzytelnienie potwierdza Twoją tożsamość (np. podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym). Certyfikat KSeF to techniczny klucz, który pozwala aplikacji abcFaktury łączyć się z KSeF w Twoim imieniu – automatycznie, bez każdorazowego logowania. Dzięki temu system może sam wysyłać i pobierać faktury, nawet gdy nie jesteś zalogowany.
W abcFaktury Online możesz wygenerować certyfikat KSeF do uwierzytelniania się w KSeF oraz certyfikat offline do generowania faktur w trybie offline.
Wysyłka faktury do Krajowego Systemu e-Faktur w abcFaktury Online to naprawdę prosta sprawa. Po zakończeniu pracy nad dokumentem wystarczy jedno kliknięcie, aby trafił prosto do KSeF.
Jeśli wolisz, możesz też oznaczyć dokument jako „Do wysyłki” – wtedy system zajmie się nim automatycznie, zgodnie z Twoimi ustawieniami. Dzięki temu nie musisz pamiętać o każdej fakturze osobno – wszystko dzieje się w tle.
Jeśli chcesz przetestować działanie KSeF w abcFaktury Online, możesz skorzystać ze środowiska testowego lub środowiska demo.
Środowisko testowe – służy do ogólnych testów działania KSeF. Możesz tu sprawdzać proces wysyłki i importu faktur, ale bez konsekwencji prawnych. W tym trybie nie jest weryfikowana autentyczność podpisów, dlatego świetnie sprawdza się do nauki i ćwiczeń.
Środowisko demo – to tryb pośredni między testowym a produkcyjnym. Pozwala zweryfikować Twoje metody uwierzytelnienia w KSeF oraz sprawdzić uprawnienia użytkowników. Dzięki temu możesz mieć pewność, że wszystko działa poprawnie, zanim wyślesz pierwszą prawdziwą fakturę.
Zacznij od środowiska demo lub testowego, aby spokojnie przećwiczyć wysyłkę, import i uwierzytelnianie. Gdy zobaczysz, że wszystko działa, przełącz się na środowisko produkcyjne i rozpocznij faktyczną pracę z KSeF.
Jeśli wybrałeś środowisko testowe, w module KSeF → Narzędzia znajdziesz opcję „Generowanie certyfikatów testowych”. Pozwala ona utworzyć specjalne certyfikaty, które nie są kwalifikowane i służą wyłącznie do logowania w środowisku testowym KSeF. Dzięki nim możesz:
Pamiętaj! Certyfikat testowy działa tylko w środowisku testowym lub demo. Nie możesz używać go do wysyłki faktycznych faktur sprzedażowych.
Obsługa KSeF w abcFaktury Online została zaprojektowana tak, aby każdy przedsiębiorca mógł z niej korzystać bez stresu. Wystarczy raz skonfigurować moduł, przypisać role użytkownikom i przeprowadzić uwierzytelnienie — a resztą zajmie się system.
Od tego momentu:
Nie musisz śledzić zmian w schemach, pamiętać o wysyłce czy ręcznie pobierać dokumentów. abcFaktury może robić to za Ciebie — w tle, cicho i skutecznie.
Czy muszę już teraz korzystać z KSeF?
Nie, jeszcze nie. Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2026 roku, a dla dużych firm – 1 lutego 2026 roku. Jednak warto skonfigurować KSeF wcześniej, aby mieć pewność, że wszystko działa poprawnie i że pobierzesz wszystkie faktury kosztowe (np. od dostawców mediów czy paliwa) wystawione Ci w KSeF.
Czy mogę testować KSeF, zanim stanie się obowiązkowy?
Tak. W module KSeF w abcFaktury Online masz dostęp do środowiska testowego i demo, które pozwalają przećwiczyć wysyłkę i import faktur bez wpływu na rzeczywiste dane firmy.
Czy do obsługi KSeF potrzebuję podpisu kwalifikowanego?
Nie zawsze. Możesz uwierzytelnić się w KSeF również profilem zaufanym lub pieczęcią elektroniczną firmy.
Podpis kwalifikowany będzie potrzebny tylko w przypadku niektórych scenariuszy, np. gdy podpisujesz żądanie autoryzacyjne.
Co się dzieje podczas awarii KSeF?
abcFaktury buforuje faktury lokalnie i automatycznie wysyła je po przywróceniu systemu. Nie tracisz żadnych dokumentów.
Czy połączenie z KSeF działa automatycznie?
Tak. Po uwierzytelnieniu i przypisaniu ról użytkowników system sam łączy się cyklicznie z KSeF, pobiera nowe faktury i wysyła zatwierdzone dokumenty — nawet wtedy, gdy nie jesteś zalogowany.
Co się stanie, jeśli zapomnę wysłać fakturę offline do KSeF?
Nic złego. Aplikacja automatycznie wyśle ją do KSeF zgodnie z Twoim ustawieniem w polu „Czas wysyłki faktur offline” — np. po 5 minutach lub o wybranej godzinie (po 15:00 albo po 18:00).
Jak często aplikacja łączy się z KSeF?
abcFaktury łączy się cyklicznie w tle – automatycznie sprawdza, czy pojawiły się nowe faktury przychodzące lub czy należy wysłać zatwierdzone dokumenty. Nie musisz tego robić ręcznie.
Masz inne pytania dotyczące KSeF w abcFaktury Online? Skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia – pomożemy Ci przejść konfigurację krok po kroku i uruchomić KSeF w Twojej firmie bez stresu.
abcFaktury to niezależne narzędzie stworzone na bazie wieloletniej wiedzy związanej z projektowaniem i rozwijaniem innowacyjnych technologii dla przedsiębiorstw.
Masz pytanie dotyczące funkcjonalności abcFaktury? Zajrzyj do naszej sekcji FAQ, gdzie prawdopodobnie znajdziesz odpowiedź. Jeśli jednak potrzebujesz dodatkowych informacji, pamiętaj, że zawsze jesteśmy do Twojej dyspozycji. Skontaktuj się z nami łatwo i szybko poprzez formularz kontaktowy.
Jeśli tak, prawdopodobnie spodoba Ci się nasze oprogramowanie do wystawiania faktur online.
Wypróbuj za darmo!
Szukasz szybkiego, darmowego i prostego sposobu na wystawianie faktur online dla Twojej małej firmy? Mamy dla Ciebie idealną propozycję! Poznaj abcFaktury Online – intuicyjną aplikację, dzięki której wystawisz fakturę w zaledwie kilka sekund i wyślesz ją bezpośrednio do klienta. Co więcej, jeśli Twoja firma wystawia do 10 faktur miesięcznie, możesz korzystać z aplikacji całkowicie za darmo!
Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument potwierdzający stan lokalu. Protokół sporządza się podczas zawierania umowy najmu lub umowy sprzedaży nieruchomości. Ten ważny dokument będzie rozstrzygający w przypadku ewentualnych roszczeń wynikających ze stanu lokalu lub jego wyposażenia. Sprawdź, co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy i kiedy jest konieczny!
187 konkursów o wartości 3,6 mld zł dostępnych w sierpniu 2025. Pożyczki za 1% rocznie, 40 mln dla startupów, 20 mln na projekty europejskie.
Potrzebujesz więcej? A może mniej? Zmień pakiet w dowolnym momencie! Płać za funkcje, z których korzystasz!
