Kto może wystawiać i odbierać faktury w KSeF? Przewodnik po uprawnieniach

Czym są uprawnienia w KSeF?

Uprawnienia w KSeF to cyfrowe pozwolenia określające, kto może wystawiać faktury, odbierać dokumenty i zarządzać dostępem w Krajowym Systemie e-Faktur. System rozróżnia trzy główne typy uprawnień: do nadawania dalszych uprawnień, do wystawiania faktur oraz do dostępu do faktur. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą otrzymują uprawnienia automatycznie. Spółki bez pieczęci elektronicznej muszą złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, wskazując osobę uprawnioną do zarządzania systemem ^[1].

Jak uzyskać pierwszy dostęp do KSeF?

Sposób uzyskania dostępu zależy od formy prawnej Twojej działalności. Jednoosobowe firmy mają prostszą ścieżkę niż spółki.

Od 1 listopada 2025 roku nowe uprawnienia nadajesz przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Uprawnienia nadane wcześniej przez ZAW-FA w KSeF 1.0 pozostają ważne w KSeF 2.0 ^[2].

Co to jest formularz ZAW-FA i kiedy go potrzebujesz?

Formularz ZAW-FA to zawiadomienie składane do urzędu skarbowego. Służy do wskazania pierwszej osoby uprawnionej do zarządzania KSeF w imieniu podmiotu, który nie jest osobą fizyczną i nie posiada pieczęci elektronicznej.

Kiedy musisz złożyć ZAW-FA: - Prowadzisz spółkę z o.o., spółkę jawną lub inną formę prawną bez pieczęci kwalifikowanej - Twój podpis kwalifikowany nie zawiera NIP-u ani PESEL-u (np. zagraniczny podpis) - Zmieniasz osobę uprawnioną do zarządzania KSeF

Kiedy NIE potrzebujesz ZAW-FA: - Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą - Twoja firma ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP-em

Formularz możesz złożyć papierowo w urzędzie skarbowym lub elektronicznie przez ePUAP. Po zatwierdzeniu przez urząd osoba wskazana w ZAW-FA może nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie, bez kolejnych wizyt w urzędzie ^[1].

Szukasz programu, który uprości zarządzanie fakturami i uprawnieniami w KSeF? Sprawdź abcFaktury za darmo. Obsługujemy pełną integrację z KSeF 2.0.

Jakie rodzaje uprawnień występują w KSeF?

System KSeF rozróżnia trzy kategorie uprawnień. Możesz nadać je osobom fizycznym (pracownikom) lub podmiotom (np. biuru rachunkowemu).

1. Uprawnienia do zarządzania (nadawania dalszych uprawnień)
Pozwalają tworzyć, modyfikować i odbierać dostępy innym użytkownikom. To uprawnienia administratora systemu.

2. Uprawnienia do wystawiania faktur
Umożliwiają tworzenie i wysyłanie faktur ustrukturyzowanych w imieniu firmy.

3. Uprawnienia do dostępu do faktur
Pozwalają przeglądać i pobierać faktury sprzedażowe oraz zakupowe.

Nie musisz nadawać wszystkich uprawnień jednocześnie. Możesz ograniczyć dostęp pracownika tylko do wystawiania faktur, bez możliwości przeglądania dokumentów zakupowych ^[1].

Jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu?

Współpraca z biurem rachunkowym w KSeF wymaga nadania odpowiednich uprawnień. Masz dwie opcje.

Opcja 1: Uprawnienia dla biura jako podmiotu (NIP biura)
Nadajesz uprawnienia całemu biuru rachunkowemu, wskazując jego NIP. Pracownicy biura automatycznie uzyskują prawo do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu. Nie musisz nadawać dostępu każdemu księgowemu z osobna.

Ograniczenie: biuro nie może dalej delegować uprawnień swoim pracownikom. To rozwiązanie sprawdza się w małych biurach ^[3].

Opcja 2: Uprawnienia dla właściciela biura (PESEL). Nadajesz uprawnienia właścicielowi biura jako osobie fizycznej z prawem do dalszego delegowania. Właściciel biura sam zarządza dostępem swoich pracowników do Twoich faktur.

Zaleta: nie musisz angażować się przy zmianach kadrowych w biurze. Minimalnie zwiększa to poziom zaufania do kontrahenta ^[3].

Zmiana księgowego? Z abcFaktury nadasz nowe uprawnienia w kilka kliknięć, bez wizyty w KSeF. Wypróbuj bezpłatnie.

Czy do KSeF potrzebujesz pełnomocnictwa UPL-1?

Nie. System uprawnień w KSeF jest całkowicie niezależny od pełnomocnictw podatkowych typu UPL-1. Nie składasz żadnych dodatkowych dokumentów w urzędzie skarbowym poza ZAW-FA (jeśli dotyczy Twojej sytuacji).

Biuro rachunkowe, które ma nadane uprawnienia w KSeF, może wystawiać i odbierać faktury w Twoim imieniu bez UPL-1 ^[1].

Jak działają darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów?

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne aplikacje do obsługi KSeF:

• Aplikacja Podatnika KSeF (wersja webowa na ksef.mf.gov.pl)
• Aplikacja Mobilna KSeF
• Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) na mcu.mf.gov.pl

Narzędzia te pozwalają nadawać uprawnienia, generować tokeny autoryzacyjne, wystawiać faktury i przeglądać dokumenty. Są w pełni funkcjonalne, ale ręczna obsługa może być czasochłonna przy dużej liczbie faktur.

Programy komercyjne automatyzują wysyłkę, odbiór i zarządzanie uprawnieniami. Dobry program do faktur pozwala nadać uprawnienia bez logowania się do platformy KSeF.

abcFaktury integruje się z KSeF 2.0. Wystawiasz faktury, nadajesz uprawnienia i pobierasz dokumenty z jednego miejsca. Zacznij za darmo.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Źródła: