Nowe obowiązki dla rolników 2026: Elektroniczna ewidencja zabiegów i inne zmiany. Co musisz wiedzieć?

Od stycznia 2026 roku rolników czeka rewolucja w dokumentacji. Elektroniczna ewidencja zabiegów ochrony roślin, nowe wymagania sprawozdawcze i rosnąca presja kontrolna. Sprawdź, jakie zmiany nadchodzą i jak się do nich przygotować, żeby uniknąć problemów.

Rok 2026 przyniesie polskim rolnikom największe zmiany w dokumentacji od dekad. Nowe przepisy unijne wymuszają cyfryzację rolnictwa, a polskie ministerstwa wprowadzają dodatkowe wymagania kontrolne. Dla każdego rolnika oznacza to nowe obowiązki, nowe koszty i nowe ryzyko kar za nieprawidłową dokumentację.

Najważniejsza zmiana dotyczy ewidencji zabiegów ochrony roślin. Od 1 stycznia 2026 roku każdy rolnik będzie musiał prowadzić szczegółową elektroniczną dokumentację wszystkich wykonanych zabiegów. To nie jest opcja - to obowiązek prawny z konkretnymi karami za nieprzestrzeganie.

Elektroniczna ewidencja zabiegów - co dokładnie musisz dokumentować?

Nowe przepisy wymagają rejestrowania każdego zabiegu ochrony roślin w formie elektronicznej. Ewidencja musi zawierać:

• Nazwę handlową i numer rejestracyjny środka
• Dokładną datę wykonania zabiegu
• Zastosowaną dawkę w gramach lub mililitrach na hektar
• Powierzchnię upraw objętą zabiegiem
• Lokalizację pola określoną współrzędnymi GPS
• Warunki pogodowe podczas aplikacji
• Osobę wykonującą zabieg (jeśli to nie właściciel)

Dokumentacja musi być wprowadzona do systemu elektronicznego w ciągu maksymalnie 30 dni od wykonania zabiegu. W niektórych województwach ten termin może być krótszy - do 14 dni.

Gospodarstwa do 20 hektarów mają przejściowy okres dostosowania do końca 2027 roku. Jednak już od 2026 roku muszą prowadzić ewidencję - może być jeszcze w formie papierowej, ale od 2028 roku również dla nich obowiązkowa będzie forma elektroniczna.

Jakie są kary za nieprowadzenie ewidencji?

Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa otrzymała nowe uprawnienia kontrolne. Kary za brak lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji mogą być dotkliwe:

• Brak ewidencji: od 5000 do 50000 złotych
• Nieprawidłowe dane: od 2000 do 20000 złotych
• Opóźnienie w wprowadzaniu danych: od 1000 do 10000 złotych
• Brak dostępu do systemu podczas kontroli: od 3000 do 30000 złotych

Dodatkowo, nieprawidłowa dokumentacja może skutkować utratą prawa do dopłat bezpośrednich w ramach kontroli krzyżowej. W skrajnych przypadkach może to oznaczać zwrot już otrzymanych dopłat z odsetkami.

Nowe wymagania dotyczące dokumentacji sprzedaży

Równolegle z ewidencją zabiegów wprowadzane są nowe wymogi dokumentowania sprzedaży płodów rolnych. Od 2026 roku każda transakcja sprzedaży musi być udokumentowana fakturą lub rachunkiem z dodatkowymi danymi:

• Dokładna klasyfikacja produktu według kodów CN
• Miejsce pochodzenia produktu (numer działki)
• Data zbioru lub produkcji
• Zastosowane środki ochrony roślin (referencja do ewidencji zabiegów)

Te wymagania dotyczą wszystkich rolników sprzedających produkty do firm przetwórczych, hurtowni lub eksporterów. Sprzedaż bezpośrednia do konsumentów na razie pozostaje bez zmian, ale eksperci przewidują, że i tu pojawią się nowe regulacje.

Rosnąca presja kontrolna - więcej kontroli, surowsze procedury

Dane z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa pokazują wzrost liczby kontroli o 40% w 2025 roku. Trend ten będzie się nasilał wraz z wprowadzaniem nowych przepisów.

Kontrole będą obejmować: - Zgodność ewidencji zabiegów z rzeczywistością - Prawidłowość dokumentacji sprzedaży - Zgodność z wymogami wzajemnej zgodności (cross-compliance) - Przestrzeganie norm środowiskowych

Inspektorzy otrzymali nowe narzęddia cyfrowe umożliwiające sprawdzanie dokumentacji w czasie rzeczywistym, porównywanie danych z różnych źródeł i wykrywanie nieprawidłowości.

Wyzwania techniczne - dostęp do internetu i sprzętu

Największym wyzwaniem dla wielu gospodarstw będzie konieczność zapewnienia stałego dostępu do internetu i odpowiedniego sprzętu komputerowego. Badania pokazują, że około 30% gospodarstw rolnych w Polsce nie ma stabilnego połączenia internetowego.

Ministerstwo zapowiada program wsparcia cyfryzacji rolnictwa, ale szczegóły nie są jeszcze znane. Prawdopodobnie będzie to dofinansowanie do zakupu sprzętu i opłat za internet, ale na konkretne rozwiązania trzeba będzie poczekać.

Alternatywą może być korzystanie z usług firm zewnętrznych oferujących prowadzenie dokumentacji w imieniu rolnika. Koszt takich usług szacuje się na 2000-5000 złotych rocznie, w zależności od wielkości gospodarstwa.

Jak przygotować się do zmian?

Sprawdź swoje możliwości techniczne

Już teraz warto sprawdzić, czy masz odpowiedni sprzęt i dostęp do internetu. Minimalne wymagania to: - Komputer lub tablet z dostępem do internetu - Przeglądarka internetowa wspierająca najnowsze standardy - Możliwość zapisywania i przechowywania plików elektronicznych - Opcjonalnie: GPS do określania lokalizacji pól

Zapoznaj się z dostępnymi rozwiązaniami

Na rynku pojawia się coraz więcej programów dedykowanych rolnikom. Warto już teraz przetestować różne opcje i wybrać rozwiązanie, które będzie odpowiadało potrzebom Twojego gospodarstwa.

abcFaktury to prosty program do faktur online z gospodarką magazynową, który obecnie obsługuje wystawianie faktur VAT, rachunków, paragonów oraz zarządzanie sprzedażą.

Rozpocznij dokumentację już teraz

Nie musisz czekać do stycznia 2026 roku. Już teraz możesz zacząć prowadzić ewidencję zabiegów, żeby oswoić się z nowymi procedurami i sprawdzić, jak działają wybrane narzędzia.

Wczesne rozpoczęcie dokumentacji ma dodatkowe korzyści: - Unikniesz stresu związanego z nagłą zmianą procedur - Będziesz mógł spokojnie przetestować różne rozwiązania - W razie problemów będziesz miał czas na ich rozwiązanie - Podczas pierwszych kontroli będziesz już doświadczony w obsłudze systemu

Co dalej? Kolejne zmiany na horyzoncie

Elektroniczna ewidencja zabiegów to dopiero początek cyfryzacji rolnictwa. Eksperci przewidują, że w kolejnych latach pojawią się nowe wymagania:

• Cyfrowa dokumentacja nawożenia (prawdopodobnie od 2027 roku)
• Elektroniczne świadectwa zdrowia zwierząt (od 2028 roku)
• Cyfrowe zarządzanie płodozmianem (od 2029 roku)
• Automatyczne raportowanie do organów kontrolnych (od 2030 roku)

Rolnicy, którzy już teraz przygotują się do cyfryzacji, będą mieli przewagę nad tymi, którzy będą czekać do ostatniej chwili z każdą kolejną zmianą.

Podsumowanie - przygotuj się już dziś

Zmiany nadchodzące w 2026 roku to nie jest opcja, to obowiązek prawny. Każdy rolnik będzie musiał się do nich dostosować, niezależnie od wielkości gospodarstwa czy profilu produkcji.

Kluczem do sukcesu jest wczesne przygotowanie. Im wcześniej zaczniesz testować nowe rozwiązania i oswajać się z cyfrowymi narzędziami, tym łatwiej będzie Ci funkcjonować w nowej rzeczywistości.

Pamiętaj, że nie jesteś w tym sam. Dostępne są programy wsparcia, doradcy rolniczy i firmy oferujące rozwiązania techniczne. abcFaktury to prosty program do zarządzania dokumentacją i fakturowaniem.

Rozpocznij przygotowania już dziś. Przetestuj dostępne rozwiązania, sprawdź swoje możliwości techniczne i zacznij prowadzić dokumentację. To inwestycja w spokój ducha i bezpieczeństwo Twojego gospodarstwa na lata.