Jaki jest najprostszy program do faktur online zgodny z KSeF?

Najprostszy program do faktur online zgodny z KSeF to aplikacja webowa, która pozwala wystawić e-fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur bez instalacji dodatkowego oprogramowania. Od 1 kwietnia 2026 roku każdy przedsiębiorca B2B musi wystawiać faktury przez KSeF. Wybór programu zależy od trzech czynników: liczby dokumentów, potrzeby automatyzacji wysyłki do KSeF i budżetu firmy.

Karolina prowadzi jednoosobową agencję marketingową w Krakowie. W lutym 2026 roku jej kontrahent, duża firma IT, odmówił przyjęcia faktury w PDF. Wymagał dokumentu z numerem KSeF. Karolina musiała w weekend znaleźć program do faktur zgodny z nowym systemem, skonfigurować go i wystawić fakturę przed poniedziałkiem. Cała operacja zajęła jej 15 minut, bo wybrała rozwiązanie online z prostym interfejsem i automatyczną wysyłką do KSeF.

Jeśli prowadzisz firmę i wystawiasz faktury, ten temat dotyczy Cię bezpośrednio. Wiem, że kolejna zmiana przepisów to ostatnie, czego potrzebujesz. Dlatego w tym artykule znajdziesz konkretne porównanie programów, instrukcję krok po kroku i odpowiedzi na pytania, które zadają inni przedsiębiorcy.

Czym jest KSeF i dlaczego potrzebujesz programu do faktur online?

Potrzebujesz programu do faktur online, bo od 1 kwietnia 2026 roku nie wystawisz ważnej faktury B2B bez wysłania jej do KSeF. KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Każda faktura musi przejść przez ten system, żeby miała moc prawną.

System ruszył 28 stycznia 2026 roku w wersji produkcyjnej KSeF 2.0. Obowiązek wchodzi etapowo: od 1 lutego 2026 dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych przedsiębiorców. Firmy z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł brutto mają czas do 1 stycznia 2027 roku.

Ręczne wystawianie faktur przez rządową Aplikację Podatnika jest technicznie możliwe. Ministerstwo Finansów udostępniło to narzędzie za darmo. Problem: Aplikacja Podatnika pozwala wystawić pojedynczą fakturę i wysłać ją do KSeF. Nie ma w niej bazy kontrahentów, automatycznej numeracji, historii dokumentów ani eksportu JPK.

Badania z sierpnia 2025 roku pokazały, że tylko 33% firm ma systemy gotowe na automatyczne przetwarzanie faktur z KSeF. Pozostałe 67% musi wybrać program do faktur online i skonfigurować go przed wejściem obowiązku.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o samym systemie, przeczytaj nasz przewodnik po KSeF: definicja, obowiązki i terminy.

Jakie wymagania musi spełniać program do faktur zgodny z KSeF?

Program do faktur zgodny z KSeF musi obsługiwać schemę FA(3), generować dokumenty w formacie XML akceptowanym przez system Ministerstwa Finansów i posiadać aktywne połączenie API z KSeF 2.0. To minimum techniczne, bez którego żadna aplikacja nie wyśle ważnej e-faktury.

Poza wymaganiami technicznymi liczy się wygoda codziennego użytkowania. Poniżej znajdziesz funkcje, które powinien mieć program do faktur online w 2026 roku.

Chcesz sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na KSeF? W abcFaktury przetestujesz wysyłkę e-faktur w środowisku DEMO, zanim przepisy wejdą w życie. Wystawiasz fakturę, klikasz wyślij i widzisz, jak działa cały proces. Bez ryzyka, bez zobowiązań. Przetestuj KSeF w środowisku DEMO za darmo →

Aplikacja Podatnika od Ministerstwa Finansów, czy to wystarczy?

Aplikacja Podatnika to darmowe narzędzie MF, które wystarczy, jeśli wystawiasz 2-3 faktury miesięcznie i nie potrzebujesz automatyzacji. Działa przez przeglądarkę i jako aplikacja mobilna. W każdym innym przypadku jej ograniczenia szybko stają się problematyczne.

Czego nie ma Aplikacja Podatnika:

Brak bazy kontrahentów z pamięcią wcześniejszych danych. Brak automatycznej numeracji faktur. Brak wysyłki paczek dokumentów. Brak importu faktur kosztowych z KSeF. Brak generowania plików JPK. Brak historii dokumentów w jednym miejscu. Brak integracji z drukarkami fiskalnymi.

Wdrożenie KSeF przez zewnętrzną firmę IT kosztuje od 2000 do 5000 zł. Program do faktur online z pełną integracją KSeF kosztuje od 0 zł (pakiet darmowy) do kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Różnica jest znacząca, szczególnie dla jednoosobowej działalności.

Jak porównać programy do faktur online z KSeF?

Porównaj programy według trzech kryteriów: czy obsługują automatyczną wysyłkę i odbiór faktur z KSeF, ile dokumentów miesięcznie pozwalają wystawić w darmowym planie i jakie dodatkowe funkcje oferują (magazyn, OCR, JPK). Poniższa tabela zestawia 5 narzędzi dostępnych na polskim rynku.

Dane na podstawie stron producentów, stan na luty 2026. Ceny dotyczą planów rocznych.

Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?

Wystawienie pierwszej e-faktury w KSeF wymaga trzech etapów: konfiguracji programu, uwierzytelnienia w systemie i wysyłki dokumentu. Cały proces za pierwszym razem zajmuje od 15 do 30 minut. Każda kolejna faktura to kwestia kilku kliknięć.

Etap 1: Wybierz program i załóż konto

Zarejestruj się w programie do faktur online zgodnym z KSeF 2.0. Uzupełnij dane firmy: NIP, adres, formę prawną. Program pobierze resztę danych automatycznie z bazy GUS lub CEIDG.

Etap 2: Uwierzytelnij się w KSeF

Połącz program z Krajowym Systemem e-Faktur. Potrzebujesz podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub pieczęci firmowej. Po uwierzytelnieniu wygeneruj certyfikat KSeF. Certyfikat pozwala programowi automatycznie łączyć się z systemem bez ponownego logowania.

Szczegółową instrukcję konfiguracji znajdziesz w artykule Konfiguracja KSeF w abcFaktury Online krok po kroku.

Etap 3: Wystaw i wyślij fakturę

Uzupełnij dane na fakturze: kontrahent, pozycje, stawki VAT, termin płatności. Kliknij przycisk wysyłki do KSeF. System nada fakturze numer KSeF i wygeneruje UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru). Faktura od tego momentu jest uznana za wystawioną i dostarczoną do odbiorcy.

Konfiguracja KSeF w abcFaktury zajmuje 15 minut. Wystawiasz fakturę w 3 kliknięcia: wybierasz kontrahenta, dodajesz pozycje i klikasz wyślij. Program sam wysyła dokument do KSeF i pobiera UPO. Zacznij od środowiska DEMO, żeby przećwiczyć proces bez konsekwencji. Załóż darmowe konto i przetestuj KSeF →

Co się dzieje, gdy KSeF nie działa? Tryb offline i buforowanie faktur

Awaria systemu KSeF lub brak internetu nie blokuje wystawiania faktur. Przepisy przewidują tryb offline: wystawiasz fakturę lokalnie i przesyłasz ją do KSeF po przywróceniu połączenia, najpóźniej do końca następnego dnia roboczego.

W trybie offline faktura otrzymuje kod QR zamiast numeru KSeF. Kod pozwala kontrahentowi zweryfikować dokument. Po wysyłce do KSeF faktura dostaje pełny numer systemowy.

Programy do faktur online różnią się sposobem obsługi trybu offline. Część wymaga ręcznego dosłania dokumentów. Inne buforują faktury automatycznie i wysyłają je, gdy połączenie z KSeF wróci. W abcFaktury buforowanie działa w tle. Program cyklicznie sprawdza połączenie i wysyła zalegające dokumenty bez udziału użytkownika.

Więcej o certyfikatach i trybie offline przeczytasz w artykule Certyfikaty do KSeF: klucz do bezpiecznego fakturowania.

Ile kosztuje program do faktur online z KSeF w 2026 roku?

Większość programów oferuje darmowy plan z ograniczoną liczbą dokumentów. Wystarczy on dla mikrofirm wystawiających kilka faktur miesięcznie. Płatne plany zaczynają się od kilku złotych i znoszą limity na liczbę dokumentów.

Ceny orientacyjne na podstawie stron producentów, luty 2026. Sprawdź aktualne cenniki.

Na co zwrócić uwagę, wybierając program do faktur na lata?

Zwróć uwagę na pięć rzeczy: automatyczne aktualizacje pod zmieniające się przepisy, możliwość skalowania pakietu, bezpieczeństwo danych (serwery w Polsce, RODO), jakość wsparcia technicznego i koszty długoterminowe. Program, który wybierzesz teraz, będzie narzędziem Twojej firmy przez kolejne lata.

Wdrożenie KSeF teraz chroni Cię przed karami od 1 stycznia 2027 roku. Po zakończeniu okresu przejściowego (cały 2026 rok) organy skarbowe mogą nałożyć karę do 100% kwoty VAT za fakturę wystawioną poza systemem. Przy fakturach bez VAT kara wynosi do 18,7% wartości brutto. Firmy, które skonfigurują KSeF wcześniej, mają czas na spokojne testy i szkolenie pracowników.

Tokeny autoryzacyjne KSeF są ważne do 31 grudnia 2026 roku. Po tej dacie system będzie wymagał certyfikatów uwierzytelniających. Firmy, które pobiorą certyfikat wcześniej, unikną kolejek i problemów technicznych tuż przed zmianą.

Sprawdź też, kto może wystawiać i odbierać faktury w KSeF: przewodnik po uprawnieniach.

Podsumowanie: który program do faktur wybrać?

KSeF to nie chwilowa moda. To trwała zmiana sposobu fakturowania w Polsce. Za rok nie będzie alternatywy: albo Twoje faktury przechodzą przez system Ministerstwa Finansów, albo nie mają mocy prawnej.

Największym kosztem nie jest sam program do faktur. Największym kosztem jest utrata kontrahenta, który odmówi przyjęcia faktury bez numeru KSeF. Lub kara 100% VAT, którą urząd nałoży po 2026 roku. Przy cenie programu od 0 zł miesięcznie rachunek jest prosty.

abcFaktury to sprawdzone rozwiązanie BinSoft z pełną integracją KSeF 2.0, obsługą schemy FA(3), trybem offline, OCR i asystentem AI Lori. Pakiet Green jest darmowy na stałe, do 10 dokumentów miesięcznie. Pakiet Silver za 6,99 zł/mies. (roczny) daje faktury bez limitu. Konfiguracja KSeF zajmuje 15 minut.

[cta-box]Zacznij wystawiać e-faktury w KSeF. Za darmo. Rejestrujesz się w 2 minuty. Uzupełniasz NIP, a program pobiera dane firmy z GUS. Łączysz się z KSeF przez profil zaufany. I wystawiasz pierwszą e-fakturę. Środowisko DEMO pozwala przećwiczyć wszystko bez konsekwencji. Zarejestruj się za darmo i przetestuj KSeF →[/cta-box]

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Źródła:

O autorze:

Artykuł przygotowany przez zespół redakcyjny BinSoft, producenta oprogramowania abcFaktury. BinSoft od ponad 15 lat tworzy rozwiązania do fakturowania i zarządzania sprzedażą dla polskich przedsiębiorców. Treść zweryfikowana pod kątem zgodności z aktualnymi przepisami dotyczącymi KSeF na podstawie oficjalnych źródeł Ministerstwa Finansów.

Wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Po poradę prawną lub księgową udaj się do swojego prawnika lub biura rachunkowego. Stan prawny na luty 2026 roku.